Informatienota met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens uitgevoerd in verband met het gebruik van de Talentfinder Profile Group recruitment tool door Sodexo Belgium SA en Sodexo Belgium Security Services SA.
- Doel
Het doel van huidig beleid is u als kandidaat en gebruiker van de tool Saas Talenfinder uitgebaat door Profile Group, te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens door Sodexo Groep bedrijven, Sodexo Belgium NV en Sodexo Belgium Security Services NV.
- Toepassingsdomein
De bedrijven van de groep Sodexo (SODEXO BELGIUM NV en SODEXO BELGIUM SECURITY SERVICES NV) (hierna “SODEXO”) ) respecteren uw privacy.
- Categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt
SODEXO kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:
- Informatie over uw burgerlijk stand en identiteit, met begrip van onder andere uw naam, voornaam, afbeelding, foto, privéadres, e-mailadres, privételefoonnummer, sociaal zekerheidsnummer, verblijfsvergunning, arbeidsvergunning (indien nodig), geboortedatum, geslacht enz.
- Informatie over uw gezinstoestand: gezinstoestand en burgerlijke stand enz.
- Informatie over uw diploma’s of certificaten: CV, informatie over uw opleiding, onderscheidingen, diploma’s, certificaten, attesten, talenkennis enz.
- Psychische beschrijving zoals persoonlijkheid d.m.v. een psychotechnische test
- Informatie over uw beroepsleven: professionele ervaring, informatie betreffende de huidige baan, het einde van de betrekking, uw loopbaan, enz.
- Informatie met betrekking tot het aanwervingsproces: salarisverwachtingen, bezit van rijbewijs indien nodig voor de functie, enz.
- Informatie over uw inloggegevens en veiligheid: IP-adres; inloggegevens, cookies, gebruikersnaam, wachtwoord enz.
- Verzameling gegevens
Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.
- Sturen van een kandidatuur
Sodexo verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.
Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een CV door te geven.
Eens de kandidaten deze gegevens aan Sodexo hebben doorgegeven, kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz.
- Telefonisch en/of videogesprek
Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Sodexo deze gegevens gebruikt om hen per telefoon en/of per mail te contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen of te geven.
- Sollicitatiegesprek
Wanneer de kandidaten een gesprek bij Sodexo aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Sodexo hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat Sodexo contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.
- Doel van de gegevensverwerking
Deze informatie wordt door Sodexo verwerkt om nieuwe werknemers aan te werven en om interne mobiliteitsverzoeken voor Sodexo-medewerkers te beheren.
Dit houdt in:
- Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een rechtstreeks gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten enz.
- De bewaring van deze gegevens;
- De raadpleging van deze gegevens;
- De verificatie en de analyse van deze gegevens;
- Het produceren van statistieken, marktonderzoeken... teneinde de ervaring van de kandidaat te verbeteren;
- Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profiel
Het is omdat de kandidaat zijn/ haar toestemming hiervoor heeft gegeven dat Sodexo deze persoonlijke gegevens kan verwerken. Sodexo moet deze gegevens verzamelen om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. Zonder deze gegevens is Sodexo niet in staat om bijvoorbeeld ontvangen sollicitaties correct te behandelen.
Dit gezegd zijnde, gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op de instemming van de kandidaat, kan de kandidaat op elk moment zijn instemming intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming plaatsvonden.
- Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
In het kader van de hierboven vermelde verwerkingsdoeleinden verwerkt Sodexo uw persoonsgegevens in overeenstemming met de volgende rechtsgrondslagen:
- het legitieme belang van de aanwerving en mobiliteit van personeel;
- de uitvoering van het dienstencontract met de klanten van Sodexo;
- om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen van Sodexo.
- Het delen van persoonlijke gegevens
De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:
- De personeelsleden van Sodexo die bevoegd zijn om hiervan kennis te nemen door hun functie in verband met de hierboven vermelde verwerkingsdoeleinden.
- De onderaannemers van Sodexo (bijvoorbeeld de hostingprovider of de aanbieder
van de wervingstool) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit vereist.
- Overheidsinstanties indien de wet dit vereist.
- Beveiliging van de gegevens
Sodexo heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet-toegelaten verspreiding of niet toegelaten toegang.
- Bewaartermijn persoonlijke gegevens
Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door Sodexo bewaard worden.
De gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende kandidaat, voor de bestaande vacatures waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens 2 jaren na het einde van het bijbehorende selectieproces, waarmee Sodexo tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard.
De kandidaten worden per e-mail 4 weken voordat hun gegevens moeten worden verwijderd op de hoogte gebracht. Kandidaten kunnen dan, als ze dat willen, expliciet Sodexo vragen hun gegevens voor een nieuwe periode van 2 jaren te behouden, zodat Sodexo hen proactief kan contacteren om een vacature aan te bevelen die voor hen interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 2 jaren, enzovoort. Als de kandidaten aan het einde van deze periode van 4 weken niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.
- Uw rechten
Kandidaten hebben, door zich in te loggen op hun persoonlijke profiel, op elk moment het recht op inzage, bezwaar, wissing, beperking, overdraging en klacht van hun persoonlijke gegevens conform de wettelijke of reglementaire voorwaarden in voege.
Recht van inzage
U kunt inzage vragen van uw persoonsgegevens. U kunt ook rechtzetting van eventuele onjuiste persoonsgegevens of aanvulling van onvolledige persoonsgegevens vragen.
U hebt tevens het recht de bronnen van deze persoonsgegevens te kennen en u hebt het recht de persoonsgegevens die op u betrekking hebben op te vragen en te ontvangen.
Recht van bezwaar
U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, om gerechtvaardigde redenen, tenzij de verwerking wordt uitgevoerd in overeenstemming met dwingende bepalingen van de toepasselijke wetgeving.
Recht op wissing
Uw recht op vergetelheid geeft u het recht de wissing van uw persoonsgegevens te vragen wanneer:
- de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- u beslist uw toestemming in te trekken (in de gevallen waarin uw toestemming werd verkregen als rechtsgrond voor de verwerking) en deze intrekking geen impact heeft op de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking;
- u bezwaar maakt tegen de verwerking;
- uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
- uw persoonsgegevens moeten worden gewist om de conformiteit met de toepasselijke wetgeving te garanderen.
Recht op beperking
U kunt ook vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken als:
- u de juistheid van de persoonsgegevens betwist;
- Sodexo de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden; en
- u zich hebt verzet tegen de verwerking van de persoonsgegevens maar de gerechtvaardigde gronden van Sodexo zwaarder wegen dan de uwe.
Recht op overdraagbaarheid
U kunt ons vragen uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen, of u kunt vragen om ze rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen indien:
- de verwerking berust op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst met u; en
- de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
Recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit
U hebt de mogelijkheid niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft.
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Indien u een klacht hebt in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit(contact@apd-gba.be, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel).
We verzoeken u niettemin uw vraag eerst aan ons te richten door contact met ons op te nemen op het adres dataprivacy.OSS.be@sodexo.com, zodat we uw aanvraag kunnen behandelen en een minnelijke schikking kunnen treffen.
Indien u een klacht hebt in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens hebt u het recht een klacht in te dienen bij
- Sodexo dataprivacy.OSS.be@sodexo.com
- de Gegevensbeschermingsautoriteit(contact@apd-gba.be, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel)
- Bescherming van uw gegevens
De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt en in een datacenter in Duistland opgeslagen.
De aanbieder van de wervingstool neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.
Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het huidige document ook aangepast worden. Sodexo raadt u daarom aan om het regelmatig te raadplegen en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of aanpassingen duidelijk aangegeven worden.
- Global Data Protection Office
SODEXO heeft een specifiek team samengesteld op niveau van de groep, het “Global Data Protection Office”, die u indien nodig kan contacteren als u vragen hebt over de bescherming van uw persoonsgegevens op het volgende adres : dpo.group@sodexo.com
Op lokaal niveau, kunt u ook contact opnemen met uw lokale contactpersoon op het volgende adres: dataprivacy.OSS.be@sodexo.com