Notice d’information relative aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre de l’utilisation de l’outil de recrutement de Talentfinder Profile Group par Sodexo Belgium SA et Sodexo Belgium Security Services SA.

1. Objet

La présente notice  a pour objet de vous informer en tant que candidat et utilisateur de la solution Saas Talenfinder exploitée par Profile Group,  des conditions de Traitement de vos Données à caractère personnel par les sociétés du Groupe Sodexo : Sodexo Belgium SA et Sodexo Belgium Security Services SA, dans le cadre de votre mise en relation via Talenfinder, logiciel de gestion des recrutements en ligne permettant d’analyser les candidatures, de planifier des entretiens et de communiquer avec les candidats (ci-après désigné le « Traitement »).

2. Champ d’application

Les sociétés du groupe Sodexo (SODEXO BELGIUM SA et SODEXO BELGIUM SECURITY SERVICES SA (ci-après « SODEXO ») ) sont respectueuses de votre vie privée.

3. Catégories de Données à caractère personnel traitées

SODEXO peut être amené à collecter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Informations relatives à votre état civil et à votre identité, en ce compris notamment votre nom, prénom, image, photo, adresse personnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone personnel, numéro de sécurité sociale, titre de séjour, permis de travail (si nécessaire), date de naissance, sexe, etc.

• Informations relatives à votre situation familiale : statut familial et marital, etc.

• Informations relatives à vos diplômes ou certificats : CV, informations relatives à votre parcours scolaire, distinctions, diplômes, certificats, attestations, langues pratiquées, etc.

• Descriptions psychiques telle que la personnalité au travers d’un test psychotechnique

• Informations relatives à votre vie professionnelle: expériences professionnelles, informations concernant l’emploi actuel, la fin de l’emploi, votre carrière etc.

• Informations relatives au processus de recrutement : attentes salariales, possession du permis de conduire si nécessaire pour la fonction etc.

• Informations relatives à vos données de connexion et à la sécurité : adresse IP ; données de connexion, cookies, nom d’utilisateur, mot de passe etc.

4. Collecte des données

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

1. Envoi d’une candidature

Sodexo traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée. Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à Sodexo, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après: expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

1. Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que Sodexo utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir ou donner davantage d’informations.

1. Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec Sodexo, il accepte explicitement que Sodexo utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que Sodexo prenne le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

5. Finalités du traitement

Ces données sont traitées par Sodexo pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs ainsi que gérer les demandes de mobilité interne du personnel de Sodexo.

Ceci implique :

- La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.

- La sauvegarde de ces données ;

- La consultation de ces données ;

- La vérification et l’analyse de ces données ;

- La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;

- La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes  professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que le candidat a consenti à ces finalités que Sodexo peut traiter ses données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à Sodexo de réaliser les finalités précitées. En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, Sodexo ne serait alors pas en mesure par exemple de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent. Cela étant, puisque ce traitement de données est uniquement basé sur le consentement du candidat, il lui est loisible de le retirer, à tout moment, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement.

6. Base juridique du Traitement des Données à caractère personnel

Dans le cadre des finalités de traitement énumérées ci-dessus, Sodexo traite vos données à caractère personnel en conformité avec les bases juridiques suivantes :

- l’intérêt légitime du recrutement & de la mobilité du personnel ;

- l’exécution du contrat de prestation avec les clients de Sodexo ;

- pour répondre aux obligations légales et réglementaires de Sodexo. 

7. Partage des données

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

- Les membres du personnel de Sodexo qui sont autorisés à en avoir connaissance de par leur fonction dans le cadre des Finalités de Traitement énumérées ci-dessus

- Les sous-traitants de Sodexo (par exemple l’hébergeur informatique ou le fournisseur de l’outil de recrutement) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;

- Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.

8. Sécurité des Données

Sodexo a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel de la destruction, de la perte, de l'altération, de la divulgation non autorisée ou de l'accès non autorisé, de manière accidentelle ou illicite.

9. Durée de conservation des données

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par Sodexo.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 2 ans après la fin de la ou des procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à Sodexo durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par email 4 semaines avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à Sodexo de conserver leurs données pour un nouveau délai de 2 ans afin de permettre à Sodexo de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de 2 ans, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 4 semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

10. Vos droits

Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accès, d’opposition, de suppression, de limitation, de portabilité et de réclamation conformément aux conditions prévues par la loi ou réglementation applicable, vous disposez de droits

Droit d’accès et droit de rectification    

Vous pouvez demander l’accès à vos Données à caractère personnel. Vous pouvez également demander la rectification des Données à caractère personnel qui seraient inexactes ou à ce que les données incomplètes soient complétées. Vous avez également le droit de connaître l’origine  de ces Données à caractère personnel concernées, et vous êtes autorisé à demander et recevoir les Données à caractère personnel qui vous concernent.

Droit d’opposition         

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel, pour des motifs légitimes, sauf lorsque le traitement est mis en œuvre conformément à des dispositions impératives.

Droit de suppression    

Votre droit à l’oubli vous autorise à demander la suppression des Données à caractère personnel lorsque :

• les Données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
• vous choisissez de retirer votre consentement (dans les cas où votre consentement a été collecté comme base juridique du traitement) ce retrait n’impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ;
• vous vous opposez au traitement ;
• vos Données ont été traitées de manière illicite ;
• vos Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou
• leur suppression est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur.

Droit à la limitation       

Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos Données à caractère personnel si :

• vous contestez l’exactitude de ces Données ;
• Sodexo n’a plus besoin de ces données pour les besoins du traitement ; et
• vous vous êtes opposé(e) au traitement des Données mais les motifs légitimes de Sodexo prévalent sur les vôtres.

Droit à la portabilité     

Vous pouvez nous demander de vous fournir vos Données à caractère personnel dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou vous pouvez demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que :

• le traitement soit fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et
• qu’il soit réalisé par des moyens automatisés.

Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données           

Vous avez la possibilité de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative. 

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle 

Si vous avez une plainte en ce qui concerne la protection de vos Données personnelles, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (contact@apd-gba.be, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles) .

Nous vous prions, cependant, de nous adresser au préalable toute demande en nous contactant à l’adresse dataprivacy.OSS.be@sodexo.com afin que nous puissions traiter votre demande et trouver une solution amiable.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant votre interlocuteur RH local et/ou adresser un email à l’adresse suivante : dataprivacy.OSS.be@sodexo.com.  Pour autant que les conditions décrites dans la législation applicable (RGPD) soient respectées, SODEXO accèdera à votre demande.

Si vous avez une plainte en ce qui concerne la protection de vos Données personnelles, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de

- Sodexo : dataprivacy.OSS.be@sodexo.com

- l’Autorité de Protection des Données : contact@apd-gba.be ou rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles

11. Protection des données

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center en Allemagne.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié. Sodexo conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.

12. Global Data Protection Office

SODEXO a mis en place une équipe dédiée au niveau du groupe, le « Global Data Protection Office », que vous pouvez contacter en tant que besoin si vous avez des questions sur la protection de vos Données à caractère personnel à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com

Localement, vous pouvez également vous rapprocher de votre Contact local à l’adresse suivante : dataprivacy.OSS.be@sodexo.com